Cuánto tiempo hay que conservar los registros y documentos nhs
Cuando se dirige una empresa, a veces puede parecer que se está ahogando en papel. Desde documentos de la empresa hasta formularios de pedidos, facturas, recibos y correspondencia importante, la política de “más vale prevenir que curar” para conservar los documentos puede dar lugar a una oficina desordenada y desordenada. Pero, ¿cómo saber lo que hay que conservar y lo que es seguro pasar por la trituradora? En lugar de acumular todo por miedo a tirar algo importante, queremos mostrarte qué tipo de documentos debes conservar, de qué puedes deshacerte y cuándo.
Para cumplir con la legislación gubernamental, hay ciertos documentos que deben conservarse durante 6 años a partir de la fecha del ejercicio económico al que se refieren. Son los llamados registros contables. Sus registros contables deben estar ordenados por año y deben incluir todo el dinero recibido y gastado por la empresa, los detalles de los activos que posee la empresa y cualquier deuda que la empresa tenga o se le deba. También debe llevar un registro de las existencias que posee la empresa al final de cada ejercicio y las hojas de inventario utilizadas para calcular esa cifra de existencias. Los detalles de todas las mercancías compradas y vendidas y a quién se las compró y vendió (a menos que esté dirigiendo un negocio minorista) son esenciales.
Requisitos legales para la conservación de documentos uk
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Cuánto tiempo hay que conservar los registros contables en el Reino Unido
Estos “periodos de retención”, es decir, el tiempo que la empresa debe conservar los registros importantes, forman parte de la legislación vigente sobre protección de datos desde hace muchos años. Aunque el GDPR no estipula los periodos de retención, sí dice que las empresas sólo deben almacenar los datos personales durante el tiempo que los necesiten.
Jonathan Richardson, director general de Russell Richardson, especialista en archivado seguro, dijo: “Crear un sistema para organizar los documentos importantes y saber durante cuánto tiempo debe conservarse cada registro, si es que lo hace, minimizará los riesgos de litigio y aumentará la eficiencia.”
La mayoría de los registros de personal no tienen un periodo de conservación obligatorio establecido por la ley, lo que significa que el empleador debe decidir durante cuánto tiempo almacenar los documentos. Sin embargo, existen plazos recomendados, que se muestran en la siguiente tabla:
Las empresas deben gestionar los documentos importantes en todas las etapas: desde su creación, pasando por su vida útil, hasta su destrucción segura o su almacenamiento permanente. Con una política organizada, las empresas deberían poder recuperar los documentos rápidamente siempre que los necesiten.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de la empresa?
Como propietario de una empresa, es probable que tenga almacenados varios documentos, como declaraciones de impuestos, registros de personal y extractos bancarios. Desgraciadamente, no existe una norma de retención firme que se aplique a todos los tipos de registros, lo que significa que tiene que clasificar sus archivos y crear una política de retención de documentos (DRP).
Varias agencias federales tienen requisitos de retención de documentos. Las directrices pueden variar en función de su sector y sus circunstancias. Es esencial entender qué categorías se aplican a su empresa para saber qué documentos debe conservar.
Su gobierno estatal y local puede tener directrices más estrictas. Algunos organismos externos, como el Consejo de Normas de Seguridad del Sector de las Tarjetas de Pago (PCI SSC), exigen a las empresas que conserven los documentos para cumplir con la PCI.
Las directrices de conservación de documentos suelen exigir a las empresas que guarden los registros durante uno, tres o siete años. En algunos casos, tendrá que conservar los registros para siempre. Si no está seguro de lo que debe conservar y lo que debe destruir, su contable, su abogado y la agencia estatal de mantenimiento de registros pueden orientarle.
