Cómo llevar el registro de facturas en excel
Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben guardarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de litigios, problemas en la planificación de la sucesión y la ira del fisco. Entender cuánto tiempo debe conservar los registros de su empresa le ayudará a evitar estos problemas. Tanto si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios como los recibos de nómina, la conservación de los registros empresariales es fundamental para el mantenimiento de sus registros financieros. Siga leyendo para conocer los periodos de conservación de sus documentos contables.
El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, existen muy pocas directrices sobre el tiempo que debe conservarse la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
Cuánto tiempo debe conservarse la documentación empresarial tras el cierre de la empresa
Para cobrar hay que enviar facturas. Una vez que los clientes han pagado, hay que conservar una copia durante cierto tiempo. Según la normativa gubernamental, debe conservar los documentos de la empresa durante un mínimo de cinco años a partir del 31 de enero del ejercicio financiero en cuestión.
De acuerdo con las directrices del HMRC, las empresas con unos ingresos de 150.000 libras o menos pueden registrar sus ingresos y gastos empresariales de una de estas dos formas: contabilidad tradicional o contabilidad de caja. También conviene recordar que el ejercicio fiscal va del 1 de abril al 31 de marzo.
Este método sólo está disponible para empresas con ingresos de hasta 150.000 libras al año. Mucho más sencillo que la contabilidad tradicional, sólo tiene que registrar cuándo entra o sale dinero de su empresa y el importe de cada transacción.
Es el método más minucioso y depende de cuándo envíe y reciba las facturas, en lugar de cuándo envíe o reciba el pago. Si los clientes suelen tardar en pagarle, merece la pena saber cómo gestionar los retrasos de los clientes.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de las cuentas por cobrar?
Dado que la carga de la prueba recae sobre usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo comidas y entretenimiento, es aún más complicado. Puede que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, Hacienda quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que usted necesita para mantener sus registros “el tiempo que sea necesario para demostrar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos.” En general, esto significa que usted necesita para mantener sus registros de impuestos durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que ocurra más tarde).
Supongamos que presentó su declaración de la renta de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que guardar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Cuánto tiempo conservar los recibos
Debe conservar una serie de documentos sobre su empresa o sociedad de responsabilidad limitada (incluidos los documentos y registros reglamentarios) sobre la propia empresa, así como documentos financieros y contables para cumplimentar las declaraciones fiscales y calcular los pagos de impuestos. Puede encargarse de
Puede encargarse usted mismo de estos registros y requisitos contables, pero puede llevarle mucho tiempo y ser complejo, por lo que puede preferir contratar a un contable para que le ayude con la contabilidad y los asuntos fiscales.
Cuando constituya una sociedad limitada o una sociedad de responsabilidad limitada, estará obligado por ley a llevar (cuando proceda) los siguientes registros legales y a ponerlos a disposición del público en su domicilio social o dirección SAIL:
Usted puede mantener todos o algunos de estos registros en su domicilio social, o puede elegir un lugar alternativo (una dirección SAIL) para mantener algunos o todos estos registros y ponerlos a disposición para su inspección, sin embargo, todos los registros de un similar
La ley no establece cómo debe guardar la mayoría de los registros empresariales y contables, pero tendrá que conservar algunos documentos originales que demuestren que se han deducido impuestos, por ejemplo: el formulario P60 Certificados de fin de año para PAYE. Es una buena práctica conservar todos los documentos originales que reciba.
