Importancia de la función de compras en una organización pdf
El aprovisionamiento es el acto de obtener o comprar bienes o servicios, normalmente con fines empresariales. El aprovisionamiento se asocia más comúnmente con las empresas porque éstas necesitan solicitar servicios o adquirir bienes, normalmente a una escala relativamente grande. También puede incluir el proceso general de adquisición, que es de vital importancia para las empresas antes de su decisión final de compra. Las empresas pueden estar en ambos lados del proceso de adquisición como compradores o vendedores, aunque aquí nos centramos principalmente en el lado de la empresa solicitante.
El aprovisionamiento y los procesos de aprovisionamiento pueden requerir una parte sustancial de los recursos de una empresa para su gestión. Los presupuestos de aprovisionamiento suelen proporcionar a los directivos un valor específico que pueden gastar para adquirir los bienes o servicios que necesitan. El proceso de adquisición es a menudo una parte clave de la estrategia de una empresa porque la capacidad de comprar ciertos materiales o servicios puede determinar si las operaciones serán rentables.
En muchos casos, los procesos de adquisición estarán dictados por las normas de la empresa, a menudo centralizadas por los controles de la división de contabilidad de cuentas por pagar (AP). El proceso de adquisición incluye la preparación y tramitación de una demanda, así como la recepción final y la aprobación del pago.
Función de aprovisionamiento en una organización
Muchas personas utilizan indistintamente los términos aprovisionamiento y compras. Pero a pesar de sus similitudes, tienen significados diferentes. Uno se centra en las funciones transaccionales, por ejemplo, mientras que el otro se centra en el proceso estratégico de abastecimiento de productos.
El aprovisionamiento, por su parte, es el proceso de adquirir y comprar los bienes y servicios que una empresa necesita para cumplir sus objetivos empresariales, normalmente de una fuente externa, como un vendedor o proveedor externo.
Una estrategia de compras eficaz puede hacer muchas cosas. Por ejemplo, puede ahorrar dinero a una empresa negociando condiciones y precios favorables. También puede garantizar la calidad, eficiencia y puntualidad del proveedor.
A menudo, los responsables de compras adquieren bienes y servicios con recursos limitados y capacidades reducidas. Esto significa que tienen que tomar las decisiones más inteligentes posibles para asegurarse de que adquieren los mejores bienes y servicios.
Buena pregunta. Esencialmente, cuando una empresa necesita adquirir bienes y servicios, usted desempeña tanto la función de aprovisionamiento como la de compras. Pero estas dos funciones tienen enfoques diferentes y métodos distintos para alcanzar sus respectivos objetivos finales.
Objetivos de la función de adquisición
El aprovisionamiento ha sido una parte vital y transaccional de la realización de negocios desde que existe el comercio. Aunque los días en que los escribas registraban las compras en rollos de papiro son cosa del pasado, el proceso de seleccionar y adquirir cuidadosamente los bienes y servicios necesarios para las operaciones empresariales cotidianas sigue siendo tan importante como siempre. Al permitir que la empresa obtenga de forma fiable los suministros que necesita al menor coste, el aprovisionamiento puede repercutir directamente en la cuenta de resultados.
El aprovisionamiento engloba una serie de actividades relacionadas con la obtención de bienes o servicios. ¿Cuál es la finalidad del aprovisionamiento? En general, los equipos de aprovisionamiento trabajan para obtener suministros a precios competitivos que aporten el máximo valor. Sin embargo, no todas las empresas definen el aprovisionamiento de la misma manera. Muchas empresas consideran que el aprovisionamiento abarca todas las etapas, desde la recopilación de requisitos empresariales y la búsqueda de proveedores hasta el seguimiento de la recepción de bienes y la actualización de las condiciones de pago, mientras que otras definen el aprovisionamiento como una gama más reducida de actividades, como la emisión de órdenes de compra y la realización de pagos.
Functions of procurement officer
Few really know the difference between delegating and referring, and if we consider that many of us occasionally have people in our charge, knowing the difference is fundamental, delegating implies that we are assigning a new responsibility to one of our collaborators, once we have explained well what it consists of and we make sure that the person is well informed and qualified to perform it, and in turn implies that we will be supervising such responsibility for its good execution and result.
