Funciones auxiliar administrativo empresa privada

Asistente administrativo gehalt

Un asistente personal (AP) suele realizar tareas administrativas en nombre de una persona, a diferencia de un administrador, que suele ocuparse de un equipo. Esta persona suele ser un directivo o ejecutivo de una organización comercial, sin ánimo de lucro o del sector público. La función de un asistente personal es liberar al ejecutivo de tareas administrativas para que pueda dedicar el máximo tiempo a tareas estratégicas.

Los asistentes personales también pueden trabajar para familias o personas adineradas. En este caso, el trabajo del asistente personal puede incluir también el mantenimiento del hogar o la vida personal de su jefe, como asegurarse de que las ITV están al día o contratar a personal de limpieza. Tanto si trabaja para una organización como para un particular, es posible que de vez en cuando tenga que trabajar en horarios irregulares para apoyar a su jefe.

La denominación de este tipo de funciones y su antigüedad variarán en función de la empresa. En algunas organizaciones, los títulos de “asistente personal” y “asistente ejecutivo” son intercambiables. En otras, un asistente ejecutivo tiene más categoría que un asistente personal y asume más responsabilidades, como tareas de gobierno corporativo u organización de equipos. En algunas organizaciones, la función de asistente personal es un trabajo de nivel inicial; en otras, requiere mucha experiencia y se paga en consecuencia. Dependiendo del empleador, la función de asistente personal puede combinarse con la de administrador o puede ser un puesto más alto al que pueden acceder los administradores.

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Descripción del puesto de asistente personal

Un asistente administrativo ejecutivo es un empleado que proporciona apoyo administrativo de alto nivel a ejecutivos en el lugar de trabajo, como atender llamadas, programar reuniones, gestionar solicitudes de ejecutivos y otras tareas de oficina. También pueden supervisar funciones de oficina y supervisar a empleados de oficina de nivel inferior. A estos empleados también se les suele llamar secretarios ejecutivos o asistentes ejecutivos en diversos entornos laborales. Este puesto requiere excelentes dotes de comunicación verbal, buen juicio y gran capacidad de gestión del tiempo para cumplir los plazos.

Los Asistentes Administrativos Ejecutivos trabajan en una amplia variedad de entornos laborales y sus responsabilidades difieren enormemente en función de las necesidades y políticas específicas de su empleador. Sin embargo, en general, estos trabajadores desempeñan muchas de las mismas funciones cotidianas en el lugar de trabajo que las secretarias, los asistentes personales y los auxiliares administrativos, entre otras:

Los auxiliares administrativos ejecutivos trabajan hoy en prácticamente todos los sectores. La mayoría trabaja a jornada completa en oficinas. Algunos pueden trabajar desde casa como asistentes virtuales. Según el Manual de Perspectivas Ocupacionales de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), los mayores empleadores de estos profesionales administrativos en 2016 fueron:

Tareas de asistente virtual

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La descripción del trabajo de un Auxiliar Administrativo puede variar en función de su empresa, sector y competencias profesionales. Aunque todos los Asistentes Administrativos deberían tener las mismas funciones y responsabilidades básicas, otras especificaciones como el uso de la tecnología y la interacción con clientes y visitantes pueden diferir.

El Asistente Administrativo ideal tendrá excelentes dotes de organización, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente. También deberá dominar el paquete Microsoft Office. También es esencial una orientación al servicio al cliente, ya que el puesto implica a menudo interactuar con clientes y proveedores.

Los auxiliares administrativos suelen trabajar en una oficina o en un entorno híbrido, cinco días a la semana, de lunes a viernes, de 9.00 a 17.00 horas. Dependiendo de con quién trabajen, los auxiliares administrativos también pueden tener que trabajar fuera del horario habitual para adaptarse a los horarios de la empresa.

Apoyo administrativo

Un asistente administrativo (AA) presta apoyo general de oficina a personas y/o equipos dentro de una empresa. Pero no todas las funciones son idénticas, aunque muchas de las actuales descripciones de puestos de asistente administrativo que se pueden encontrar en Internet tengan el mismo aspecto. El significado de “apoyo general de oficina” puede variar de una empresa a otra, y variables como la sintonía con el equipo al que apoyan, la cultura de la empresa y el entorno de trabajo general hacen que cada puesto sea único.

Por lo tanto, es muy importante que des con la descripción de tu puesto administrativo. Hacerlo puede ayudarle a encontrar y contratar rápidamente a la persona adecuada, reduciendo el tiempo y los costes para cubrir el puesto y proporcionando a su equipo el apoyo que necesita para ser productivo.

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Los auxiliares administrativos se encargan de tareas generales de oficina y tareas administrativas, como dirigir las comunicaciones entre compañeros y clientes, organizar horarios y eventos, introducir datos, llevar la contabilidad, mantener los equipos de oficina, etcétera. Un AA eficaz permite a los equipos centrarse en sus objetivos y estar preparados para cualquier cosa que se les presente. Es una función vital, sobre todo para equipos e individuos que tienen muchos platos en el aire en todo momento.

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