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Los grandes sistemas de gestión de gastos eliminan por completo la necesidad de informes de gastos en papel. La eliminación del papel hace que el proceso de gestión de gastos sea más rápido y menos propenso a errores, ya que no es necesario introducir los datos manualmente. Y lo que es más importante, ofrece una visibilidad completa a los gestores de presupuestos y a los equipos financieros sobre los viajes y otros gastos de sus equipos. Se sabe inmediatamente cuándo se crea una solicitud y por qué, sin necesidad de esperar a final de mes para procesarla.
El software de gestión de gastos permite incorporar a la plataforma la política de gastos personalizable de la empresa. Puede mostrar claramente a los empleados qué gastos están permitidos y cuáles no, y la herramienta incluso les impedirá presentar solicitudes de reembolso que vayan en contra de la política.
Cada solicitud de reembolso presentada por un empleado pasa primero por el gestor para su aprobación. Estos flujos de trabajo se producen de forma instantánea a través de la aplicación, y los gestores también pueden elegir que se les notifique por Slack o correo electrónico. Tendrán toda la información que necesitan para tomar esta decisión: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Esto hace que la aprobación de gastos sea rápida y eficaz para todos los implicados.
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Plataforma NextGen para gestionar todo tipo de gastos corporativos. Reembolsos, gastos menores, gastos de empresa, pagos, tarjetas, viajes y mucho más. Todo ello con el apoyo de una visibilidad y un control completos, integración de extremo a extremo y seguridad.
Xpendite – Nuestra capacidad patentada de captura de gastos en origen ayuda a los empleados a rellenar automáticamente los datos de recibos y facturas de múltiples fuentes utilizando IA. Elimina el esfuerzo manual de añadir gastos y recibos y archiva informes “sobre la marcha”. Libérese hoy mismo de los recibos en papel.
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La gestión de gastos es el proceso adoptado por una empresa u organización para tratar, pagar, verificar y reembolsar los gastos iniciados por sus empleados. También se refiere a las políticas y sistemas que guían cualquier gasto y a la tecnología utilizada para procesar y escudriñar sus datos.
La gestión de gastos puede ser manual o automatizada, y suele implicar dos procesos. El primer proceso requiere que un empleado siga algunos pasos, ya sea solicitando fondos para llevar a cabo una tarea o solicitando fondos para ser reembolsado por tareas realizadas.
Puede consistir en rellenar un formulario de solicitud de reembolso de gastos o introducir los datos en el programa informático de gestión de gastos y enviarlo al superior jerárquico para su aprobación. El segundo paso corresponde a los departamentos de contabilidad, e incluye la auditoría y el análisis de los datos presentados, la obtención de apoyo y la realización de los pagos.
1. Formularios en papel: Los formularios en papel son una forma manual y barata de gestionar los gastos. La desventaja de esto es una carga masiva de papeleo que vuela de un lado a otro para su solicitud y aprobación. A veces se pierden en el camino o son difíciles de archivar, encontrar y rastrear.
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Programe una demostraciónAbra una cuentaSiga los gastos de su empresaSupervise todos los gastos y transacciones empresariales a medida que se producen en tiempo real. Utilice su software de gestión de gastos para obtener información importante que le ayude con la planificación y la previsión. Y comparta fácilmente los informes con las partes interesadas y la alta dirección.
Haga que cada pago sea rastreableConecte tarjetas Visa corporativas específicas a empleados concretos, de modo que siempre sepa quién está gastando. Permita también que los empleados gasten lo que necesiten en diferentes funciones, con tarjetas individuales y de equipo.
Cree presupuestos empresarialesConfigure la gestión de su presupuesto por centro de costes y realice un seguimiento de los pagos y gastos en tiempo real. Obtenga información valiosa sobre cómo se gasta el dinero en las distintas funciones de la empresa y ajuste los presupuestos según sea necesario.
Capacite a los responsables del presupuestoOtorgue a cada responsable del presupuesto, ya sea un individuo o un jefe de equipo, visibilidad en tiempo real sobre el presupuesto de su proyecto cuando reciba solicitudes para ayudar a evaluar el gasto real y previsto y realizar un seguimiento de los fondos restantes.
No pierda nunca pagos periódicos o suscripcionesRealice pagos periódicos de la empresa a través de su tarjeta de débito o crédito para cualquier cosa, desde el alquiler hasta las suscripciones a revistas, y si su tarjeta correspondiente no tiene fondos suficientes, le recordaremos que cargue fondos antes de la fecha límite.
