Qué es la contratación pública
Ahora más que nunca, los equipos de aprovisionamiento tienen la tarea de ayudar a sus organizaciones a tomar decisiones sobre cómo mantener la continuidad del negocio al tiempo que planifican el futuro. Con la ayuda de la tecnología, la oficina de compras puede pasar más rápidamente de ser una organización táctica a un socio estratégico de la empresa.
Cada vez más, las empresas se dan cuenta de que reforzar la gestión de las compras, el aprovisionamiento estratégico y la cadena de suministro es fundamental para su éxito. Con un proceso de aprovisionamiento eficaz, pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costes, mitigar riesgos y mejorar la colaboración y el compromiso con los proveedores. Para respaldar estos esfuerzos cruciales, los equipos de aprovisionamiento deben contar con las capacidades adecuadas basadas en la nube.
En este artículo, explicaremos más sobre los tipos de aprovisionamiento, las tecnologías que gestionan y apoyan el aprovisionamiento, y por qué la automatización y la tecnología se han vuelto cada vez más importantes para el éxito de los procesos de aprovisionamiento y los equipos de aprovisionamiento.
El aprovisionamiento directo es cuando las empresas obtienen piezas o materiales que van a parar a sus productos finales (normalmente manufacturados). En las organizaciones orientadas al producto, la gestión del aprovisionamiento y las compras suele correr a cargo de los equipos de fabricación u operativos.
Gestión de adquisiciones
La Encuesta Global de Directores de Compras 2021 de Deloitte reveló que “impulsar la eficiencia operativa” era la prioridad de los directores de compras, seguida de la reducción de costes y la transformación digital (que ha aumentado un 20% desde 2019).
Durante el proceso de aprovisionamiento, los responsables de compras deben establecer contacto con los proveedores, negociar las condiciones y los contratos, inspeccionar los pedidos recibidos según sea necesario y mantener registros de todas las etapas del proceso de aprovisionamiento con fines de auditoría.
Cada empresa tiene su propio ciclo de aprovisionamiento bien diseñado que le ayuda a mantenerse organizada durante todo el proceso de aprovisionamiento. Se trata esencialmente de una guía para que cada persona implicada en el proceso conozca sus tareas y plazos, así como el papeleo necesario.
Por lo general, un CPO puede dirigir un equipo de especialistas en adquisiciones y tomar las decisiones finales. Sin embargo, pueden intervenir más partes interesadas a la hora de especificar los requisitos y autorizar los pagos en función del tamaño, la cantidad o el valor de los bienes y servicios requeridos.
Estos registros informan a los equipos de aprovisionamiento sobre las condiciones de pago, el rendimiento de los proveedores, los costes generales asociados a pedidos concretos y los acuerdos contractuales. Por tanto, aunque cambie el personal de aprovisionamiento, la relación de una empresa con sus proveedores no cambia.
Contratación pública
La contratación pública es el acto de obtener o comprar bienes o servicios, normalmente con fines comerciales. La contratación pública se asocia más comúnmente con las empresas porque éstas necesitan solicitar servicios o adquirir bienes, normalmente a una escala relativamente grande. También puede incluir el proceso general de adquisición, que es de vital importancia para las empresas antes de su decisión final de compra. Las empresas pueden estar en ambos lados del proceso de adquisición como compradores o vendedores, aunque aquí nos centramos principalmente en el lado de la empresa solicitante.
El aprovisionamiento y los procesos de aprovisionamiento pueden requerir una parte sustancial de los recursos de una empresa para su gestión. Los presupuestos de aprovisionamiento suelen proporcionar a los directivos un valor específico que pueden gastar para adquirir los bienes o servicios que necesitan. El proceso de adquisición es a menudo una parte clave de la estrategia de una empresa porque la capacidad de comprar ciertos materiales o servicios puede determinar si las operaciones serán rentables.
En muchos casos, los procesos de adquisición estarán dictados por las normas de la empresa, a menudo centralizadas por los controles de la división de contabilidad de cuentas por pagar (AP). El proceso de adquisición incluye la preparación y tramitación de una demanda, así como la recepción final y la aprobación del pago.
Adquisiciones Compras
El funcionamiento de cualquier empresa depende de la adquisición de bienes y servicios esenciales a terceros proveedores. Aunque hay dos participantes en un proceso de adquisición: el comprador y el vendedor, lo que se denomina proceso de adquisición es el acto de adquisición por parte del comprador. El aprovisionamiento es fundamental para el negocio del comprador porque decide la calidad de los bienes/servicios que utilizará la empresa, así como los beneficios en términos de costes asociados.Veamos qué es el proceso de aprovisionamiento y por qué digitalizar el proceso ofrece ventajas.
En otras palabras, la compra es el proceso directo de adquirir los bienes y servicios de los proveedores, mientras que el aprovisionamiento implica los pasos que se dan antes, durante y después del proceso de compra y se ocupa de todos los pasos del ciclo Procure-to-Pay. Por lo tanto, las compras pueden considerarse un subconjunto del proceso de aprovisionamiento.Tipos de aprovisionamientoHay tres tipos de aprovisionamiento para cualquier empresa:
Desafíos en el proceso de gestión de adquisicionesEl proceso de adquisiciones se ocupa de una serie de pasos como los enumerados anteriormente, y con el aumento de la escala de las operaciones, el proceso podría ser aún más complejo y fragmentado. Algunos de los retos específicos que pueden surgir en el proceso de gestión de adquisiciones son:
