Requisitos de registro de la empresa
¿Cuánto tiempo necesita realmente conservar los registros de su empresa? De hecho, puede estar inundado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos hasta facturas, cheques cancelados, registros de nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo de los impuestos, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. La sabiduría convencional en materia de documentación es “más vale prevenir que curar”.
Deberá conservar las declaraciones de impuestos de su empresa y toda la documentación de apoyo hasta que ya no pueda ser auditado por ese año fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no pongas en marcha la trituradora de papel en el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar los ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y toda la documentación justificativa durante siete años desde la presentación. Puede leer más sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.
Registros fiscales de las empresas cuánto tiempo hay que conservar
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Cuánto tiempo debe conservar una empresa las facturas de sus clientes
Todas las empresas de Nueva Zelanda deben conservar y mantener registros sobre su empresa y su gestión. Esto incluye los registros de la empresa, como las actas, así como los registros financieros y el registro de acciones de la empresa.
Por qué son importantes los registrosDependiendo de la naturaleza de su empresa, tendrá que informar a varios organismos públicos sobre sus actividades empresariales. Utilice la herramienta “Compliance matters” para saber cuáles son sus obligaciones de información.
Constitución de la empresaSi su empresa tiene una constitución, debe conservarse una copia de la misma en el domicilio social de su empresa.Después de constituir una empresa, puede decidir modificar su constitución o adoptar una. Su junta directiva debe notificarnos en un plazo de 10 días hábiles si adopta, modifica o revoca su constitución.
Cuando constituya su empresa en la Oficina de Sociedades, deberá cumplir con las leyes neozelandesas, incluyendo la reserva del nombre de la empresa, el nombramiento de los administradores, la emisión de acciones y el registro de impuestos.
Una vez que su empresa esté registrada en la Oficina de Sociedades, designe quién tendrá autoridad para presentar sus declaraciones anuales, y actualice su nombre, dirección, constitución, datos de los directores y accionistas.
Cómo llevar el registro de facturas en Excel
Para la mayoría de las organizaciones, los registros financieros constituyen la mayor parte de sus archivos y documentos. Estos registros deben mantenerse seguros pero también accesibles para que los responsables de la toma de decisiones puedan acceder rápidamente a los datos que necesitan. En resumen, una gestión adecuada de los registros es esencial.
Los “registros financieros” son una categoría muy amplia que contiene muchos tipos de documentos, cada uno de ellos con su correspondiente normativa. Estas son algunas de las principales categorías que su empresa con sede en el Reino Unido debe tener en cuenta a la hora de decidir cuánto tiempo debe conservar los distintos tipos de documentos:
Las facturas, los recibos, las nóminas de los empleados, las compras, los gastos, los registros de IVA, las declaraciones de impuestos y cualquier documento de apoyo son todos registros contables. Deben conservarse durante al menos tres años. Las empresas públicas deben almacenar estos documentos durante al menos seis años, aunque sugerimos que incluso las empresas privadas adopten este periodo de conservación ampliado.
Independientemente de que estos registros se almacenen en papel o en formato digital, están sujetos a la Ley de Sociedades de 2006 y a la Ley del IVA de 1994 y deben conservarse en un domicilio social o en otro lugar aprobado por los directores de la empresa. Entre los lugares de almacenamiento alternativos adecuados se encuentran una empresa de contabilidad, una oficina satélite o una instalación de gestión de registros. Estos documentos deben ser accesibles a los directivos de la empresa -y a cualquier otra persona a la que den permiso- para su rápida inspección.
