Cómo llevar el registro de facturas en Excel
Cuando se dirige una sociedad anónima, es necesario llevar libros y registros de la empresa. Existen estrictos requisitos de mantenimiento de registros, contabilidad y presentación de informes para HMRC y el Registro de Sociedades. No llevar registros precisos y completos puede dar lugar a la aplicación de multas o a la inhabilitación como director de la empresa.
En resumen, el Reino Unido tiene una visión bastante prescriptiva de los registros de gastos. Aunque existen dietas a tanto alzado y algunos baremos que sugieren que no es necesario guardar los recibos de los gastos, éstos deben estar siempre respaldados por la prueba de que se han producido gastos suficientes. En resumen, siempre hay que guardar todos los registros de gastos. Existen numerosas herramientas de software (enlace a la guía de asesoramiento sobre software) que le ayudarán a gestionar estos asuntos hoy en día.
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Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas mantener tus registros “tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos”. En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Conserve estos registros a efectos fiscales en caso de que la tasa se desplome
Esto nos lleva al reto del almacenamiento. Tendrá que pensar en el lugar en el que se pueden guardar estos registros, asegurándose de que estén seguros y, al mismo tiempo, permitiendo el acceso en caso de que sea necesario. El almacenamiento de estos documentos ocupa un espacio valioso, es costoso y el lugar utilizado no debe ser húmedo ni inseguro. Muchos subcontratan el almacenamiento en un almacén, lo que conlleva un coste y significa que, si se necesita acceder a ellos, es un poco complicado.
La respuesta es, por supuesto, la digitalización. La propia Agencia Tributaria ha declarado que aceptará copias digitales de los registros, de hecho, esto ha sido así desde hace algún tiempo. Y si la Agencia Tributaria acepta la digitalización, la mayoría de las organizaciones tendrán la misma mentalidad. Imagínese que saca todos los registros de los últimos años del almacén y se los devuelve en formato digital. Esto es una realidad para muchos de nuestros clientes cada semana. Recogemos esas cajas, las escaneamos cuidadosamente, las indexamos según sus necesidades y se las devolvemos en formato digital. Después, las copias en papel pueden destruirse de forma segura. No tendrá que hacer ningún esfuerzo, se ahorrará los costes de almacenamiento y se asegurará de que la información esté segura y sea accesible para las personas autorizadas. Si quiere saber más sobre cómo podemos organizar esto para usted, póngase en contacto con nosotros.
Cuánto tiempo hay que conservar los registros de la empresa
Estos “periodos de conservación”, es decir, el tiempo que la empresa debe conservar los registros importantes, forman parte de la legislación vigente sobre protección de datos desde hace muchos años. Aunque el GDPR no estipula periodos de retención, sí dice que las empresas sólo deben almacenar los datos personales durante el tiempo que los necesiten.
Jonathan Richardson, director general de Russell Richardson, especialista en archivado seguro, dijo: “Crear un sistema para organizar los documentos importantes y saber durante cuánto tiempo debe conservarse cada registro, si es que lo hace, minimizará los riesgos de litigio y aumentará la eficiencia.”
La mayoría de los registros de personal no tienen un periodo de conservación obligatorio establecido por la ley, lo que significa que el empresario debe decidir durante cuánto tiempo se conservan los documentos. Sin embargo, hay plazos recomendados, que se muestran en la tabla siguiente:
Las empresas deben gestionar los documentos importantes en todas las etapas: desde su creación, pasando por su vida útil, hasta su destrucción segura o su almacenamiento permanente. Con una política organizada, las empresas deberían poder recuperar los documentos rápidamente siempre que los necesiten.
