Cuestión de organización
En este artículo profundizaré en los problemas que causan estos silos de información. Además, compartiré cinco consejos para unir a las personas y garantizar una comunicación eficaz entre departamentos.
El peligro de los silos de información en tu empresa es que hace que la gente pierda de vista el panorama general y se centre únicamente en los mejores resultados para su departamento. “Ese no es mi trabajo”, “Así es como funciona mi departamento” o “No está en la agenda/lista de prioridades de mi equipo” son mentalidades típicas de los equipos con silos.
Como escribió Patrick Lencioni en su libro Silos, Politics, and Turf Wars, “Los silos no son más que las barreras que existen entre los departamentos de una organización, que hacen que personas que se supone que están en el mismo equipo trabajen unas contra otras.”
Los beneficios de una colaboración interdepartamental eficaz son evidentes para las organizaciones y sus empleados. He aquí cinco consejos para unir a las personas e impulsar la conectividad entre los equipos de su organización.
Importancia de la comunicación en la empresa
Mathias Mendez había sido contratado recientemente como director del departamento de compras de un minorista en línea. Su nombramiento se anunció por correo electrónico a todos los empleados de la empresa, y su departamento esperaba su llegada. Sus jefes le dijeron que su primera tarea era intentar reducir costes en el departamento. Mathias no había decidido exactamente qué hacer, pero había determinado que podría alcanzar los recortes previstos mediante una combinación de congelación de nuevas contrataciones, recorte de todos los viajes excepto los críticos, reducción de la formación y recorte del uso de trabajadores temporales y contratados.
Estaba ansioso por demostrar a sus superiores que estaba trabajando en el problema, así que envió un correo electrónico a sus directivos y empleados en el que decía que pronto anunciaría medidas de reducción de costes. Desgraciadamente, los empleados interpretaron que iba a haber despidos. Pronto empezaron a correr rumores de que se había contratado a “Matt el Cuchillo” para externalizar el departamento y que se iba a despedir a todo el mundo. La moral cayó en picado y la gente empezó a emplear su tiempo en pulir sus currículos y solicitar trabajo. Los empleados desconfiaban de Mathias y éste se vio apartado de toda comunicación con ellos, salvo la rutinaria.
Comunicación organizativa
Piense en esto: Según un informe de The Economist Intelligence Unit, en Estados Unidos casi el 60% de los empleados afirma que en su lugar de trabajo “la comunicación entre departamentos es inadecuada”. Y año tras año, la comunicación entre departamentos se sitúa sistemáticamente entre las áreas que más necesitan mejorar las empresas.
Los fallos de comunicación adoptan formas muy diversas, desde la falta de flujo de información hasta interacciones francamente hostiles, pasando por todo lo demás. Lo más habitual es que los departamentos se centren únicamente en sus propias tareas y objetivos, perdiendo de vista “el panorama general” y desaprovechando oportunidades que sólo son posibles mediante la colaboración.
La falta de colaboración y la comunicación ineficaz son responsables de los fracasos en el lugar de trabajo, según el 86% de los encuestados en un estudio de más de 1.400 ejecutivos de empresas, empleados y educadores.
A veces, el problema es un fallo de toda la empresa, mientras que otras veces, el fallo se remonta a un departamento concreto. En cualquier caso, reconocer la oportunidad de mejorar la comunicación entre departamentos es el primer paso para fortalecer la cultura de la empresa, el compromiso de los empleados, la productividad y el éxito en general.
Directrices de comunicación para los empleados
“Una de las sugerencias que siempre hago, sobre todo si la comunicación es muy deficiente, es una carta de comunicación para que la gente entienda lo que tiene que hacer, cuándo y cómo: las expectativas están claras y hay responsabilidad”, dice Helen, fundadora de Unique & Inclusive Wellbeing.
Al poner las cosas por escrito, podemos aclarar las metas y objetivos de nuestra organización, al tiempo que establecemos compromisos sobre cómo trabajan juntos los distintos departamentos y con qué frecuencia se ponen al día unos a otros”.
Las ideas seis y siete son un poco más atrevidas en cuanto a su estrategia para mejorar las comunicaciones internas, y vimos que estas estrategias tuvieron éxito en los centros de contacto de MOO y Gousto, respectivamente.
“Cuando el correo electrónico era nuestro principal canal de comunicación interna, los empleados recibían montones de correos que distraían por completo de los mensajes que realmente queríamos transmitir… no era el lugar ideal para compartir información importante”, explica Katie.
Una alternativa sencilla, que descubrimos durante una visita al centro de contacto de PhotoBox en Londres, es crear hojas de cálculo con determinados departamentos en las que se anima a los asesores del centro de contacto a escribir.
