Cuanto pagan el kilometraje las empresas

Reembolso del kilometraje a los empleados que trabajan desde casa

El reembolso del kilometraje se sitúa en la intersección entre la legislación laboral y la fiscal. A nivel federal, usted está obligado a reembolsar a los empleados por kilometraje si el no hacerlo reduciría sus salarios por debajo del salario mínimo. También pueden aplicarse otras consideraciones estatales.

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Tasa de reembolso del kilometraje

Tiempo de lectura: 6 minutosEn muchas profesiones, los viajes de negocios son importantes y suelen ser un requisito. Para aliviar la carga, algunas organizaciones proporcionan a los empleados vehículos de empresa (que pueden ser una ventaja cara), o reembolsan una cantidad fija por cada milla que los empleados conducen en sus propios vehículos. Esto último se llama reembolso de kilometraje, y es mutuamente beneficioso tanto para los empleados como para los empresarios.

Proporciona una compensación justa a los empleados y ventajas fiscales a los empresarios. Sin embargo, las normas del reembolso de kilometraje son un poco complicadas en comparación con otros tipos de reembolso de gastos, y cada país tiene sus propias normas que dictan la tasa máxima de reembolso por milla o kilómetro. Por este motivo, es importante que los empleados comprendan los conceptos básicos del reembolso de kilometraje y los requisitos para solicitar el reembolso con exactitud. Los equipos financieros deben saber exactamente cómo realizar el seguimiento de los gastos de kilometraje y reembolsar puntualmente a sus empleados.

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El reembolso de kilometraje se refiere a la cantidad pagada por las empresas a los empleados por los costes asociados al uso de su(s) vehículo(s) personal(es) para fines profesionales. El reembolso a los empleados se basa en una tarifa establecida por organismos oficiales, como el IRS (en EE.UU.) y el HMRC (en el Reino Unido).

Cómo calcular el reembolso del kilometraje a los empleados

Los programas de reembolso de kilometraje de la empresa pueden ser una gran ventaja para sus empleados y una poderosa herramienta para su empresa. Sin embargo, si no están bien diseñados, también pueden ser una molestia y consumir mucho tiempo y esfuerzo. Todo el seguimiento del kilometraje, el registro de los viajes y la elaboración de informes pueden parecer una carga si se complican innecesariamente. Hay algunas medidas que puede tomar como empresario para asegurarse de que el reembolso del kilometraje de su empresa se mantiene en el buen camino y hace felices a sus empleados.

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Crear un programa exitoso de reembolso de kilometraje de la empresa es en realidad más fácil de lo que podría pensar una vez que tenga una visión clara de las reglas. Esto es lo que intentaremos ayudarle en esta guía. Para una visión general del reembolso de kilometraje en los EE.UU., puede consultar nuestra guía de kilometraje del IRS.

La tasa de kilometraje de 2022 fue de 58,5 céntimos por milla recorrida para uso profesional, 2,5 céntimos más que la tasa de 2021. El IRS decidió aumentar la tasa de kilometraje a partir del 1 de julio de 2022 a 62,5 centavos por milla de negocios. La tasa oficial de reembolso de kilometraje es consultiva y, como empresa, puede optar por reembolsar a los empleados a una tasa inferior o superior a la establecida por el IRS.

Normas de reembolso del kilometraje

Las tarifas por kilómetro que la CRA suele considerar razonables son las cantidades prescritas en el artículo 7306 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta. Aunque estas tarifas representan el importe máximo que puede deducir como gastos empresariales, puede utilizarlas como orientación para determinar si la dieta abonada a su empleado es razonable. El tipo de vehículo y las condiciones de conducción son otros factores que se utilizan para determinar si una dieta se considera razonable.

Usted tiene una empresa de consultoría. Tiene diez empleados, cuatro de los cuales son ingenieros y viajan a menudo. La empresa no tiene vehículos propios. Los ingenieros utilizan sus propios vehículos cuando se desplazan por trabajo. La empresa les paga una dieta basada en la tarifa razonable por kilómetro establecida en el artículo 7306 del Reglamento del IRPF.

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